Google Dokümanlar ile Ortak Proje Yürütmenin İpuçları
Günümüz teknolojisinin gelişmesi ile birlikte Google’ın kişisel hesaplarla entegre edilebilen pek çok uygulaması popüler şekilde tercih edilmeye başlandı. Bu durum uzaktan çalışma prensibini benimseyen şirketlerin işini de kolaylaştırır hale geldi. Ekip işlerini hayatın bir parçası haline getirerek mesafeleri ortadan kaldıran Google dokümanlar uygulaması eş zamanlı olarak çalışabilmeyi mümkün hale getiriyor. Peki bu nasıl olabilir?
Google dokümanlar uygulamasını kullanarak ortak bir proje yürütmek mümkün. Bu sayede verimlilik iki katına çıkacak verimliliği artıracak. Bu özel alan sayesinde dünyanın hangi ucunda olunursa olunsun ekip şeklinde belgeler eş zamanlı olarak düzenlenebiliyor. Hatta görüntülenerek üzerinde yorum yapılabiliyor. Google dokümanlar uygulamasını kullanmak isteyenlerin proje yürütme sürecinde faydalanabileceği bazı ipuçları bulunuyor.
Google Dokümanlar ile Ortak Proje Yürütün!
Öncelikle dosya oluştururken paylaşım ayarlarını doğru şekilde belirlemek gerekiyor. Yalnızca okuma iznimi verilecek, yoksa içerik değiştirmeden yorum yapılabilecek mi? Ekibin her bir üyesi metnini doğrudan düzenleyebilecek mi? Tüm bu soruların yanıtları verildikten sonra projenin tasarım aşamasına geçilmeden önce paylaşım ayarları doğru şekilde tasarlanır. Bir sonraki aşamada belgeye başlık verilir. Başlık verildikten sonra bölümler ve alt başlıklar üzerinde bir tasarım yapılır.
Hangi eleman nerede, nasıl çalışacak? Bölümler ve başlıklar düzenlenerek karmaşıklık giderilir. Her bir yazı alanına yorum ya da öneri eklenebilir. Yorum modu etkin hale getirilerek fikirler açıkça beyan edilebilir. Bu sayede orijinal metin bozulmadan üzerinde değişiklik yapılabilme fırsatı sunulmuş olunur. Hata riski daha az hale getirilir. Bir başka önemli konu renk kodlarıdır. Görev dağılımı yapılırken her ekip üyesi için özel bir metin rengi verilebilir.
Google Dokümanlar Nasıl Kullanılır?
Görevin bittiğini belirtebilmek için özel işaretlemelerde kullanılabilir. Google dokümanlar uygulaması internetin olduğu her yerden erişim sağlanabilecek şekilde geçmişe dönük an an canlı kayıtlar yapabilmeyi sağlar. Bu sayede otomatik olarak yedeklenen bir önceki Google döküman sürümüne hızla geri dönüş yapılabilir. Kritik anlarda belgenin tekrar geri getirilebilmesi için oldukça önemli bir ayrıntı olarak görülüyor.
Tüm bunların yanı sıra entegre edilebilir. Farklı modlarla birlikte kullanılabilir. Daha düzenli hale getirmek isteyenler Google Keep uygulamasını ekleyerek notların belirli bir bölgede saklanmasını mümkün hale getirilebilir. Google dokümanlar uygulaması sayesinde yorumlar üzerinde değişiklikler yapılabilir. Düzenli olarak toplantılarda belgelerin listesi tutularak yeniden gözden geçirilmesi mümkün hale gelebilir.
Mobil uygulama üzerinden cep telefonu ya da tablet aracılığı ile internetin olduğu herhangi bir yerden erişim sağlanabilir. Link paylaşımı yapılarak da istendiği takdirde e-posta aracılığı ile aynı projeye davetiye gönderilebilir. Bağlantıya sahip olan herkes bu sayede paylaşılan link üzerinden dosyaya erişebilir.
